Qualifizierte Leads in Google Sheets synchronisieren

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie eine Automatisierung einrichten, die qualifizierte Leads nach erfolgreichen KI-Telefonanrufen automatisch zu einem Google Sheet hinzufügt und so ein leistungsstarkes Lead-Tracking- und CRM-System erstellt.

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Was Sie lernen werden

• Einrichtung von Post-Call-Automatisierung mit bedingter Logik
• Erstellung der Google Sheets-Integration für Lead-Tracking
• Konfiguration der Datenzuordnung von Anrufen zu Tabellen
• Automatischer Aufbau einer qualifizierten Lead-Datenbank
• Überwachung und Optimierung Ihres Lead-Erfassungsprozesses

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Voraussetzungen

• Konfigurierter KI-Assistent mit Post-Call-Variablen
• Google-Konto mit Google Sheets-Zugriff
• Verständnis der Post-Call-Webhook-Automatisierung
• Zugriff auf Anruftest-Funktionalität

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Schritt 1: Post-Call-Automatisierungs-Trigger einrichten

Wir beginnen mit der Erstellung einer Automatisierung, die ausgelöst wird, wenn ein Telefonanruf endet.

1. Navigieren Sie zur Automatisierungsplattform
2. Erstellen Sie einen neuen Flow von Grund auf
3. Suchen Sie nach Ihrer Anrufplattform im Trigger-Bereich
4. Wählen Sie “Phone Call Ended”-Trigger
   • Dieser Trigger wird aktiviert, wenn ein Anruf zu Ihrem ausgewählten Assistenten abgeschlossen ist

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Schritt 2: Assistent und Webhook konfigurieren

1. Wählen Sie den Assistenten, den Sie automatisieren möchten
   • Jeder Assistent kann nur eine “Telefonanruf beendet”-Automatisierung haben
   • Alle Anrufe zu diesem Assistenten durchlaufen diese Automatisierung
2. Klicken Sie auf “Test Trigger”, um den Webhook zu generieren
   • Dadurch wird im Hintergrund eine Webhook-URL erstellt
   • Der Webhook wird automatisch in Ihren Assistenteneinstellungen gespeichert

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Schritt 3: Webhook-Konfiguration überprüfen

1. Öffnen Sie einen neuen Tab und navigieren Sie zu Ihrem Assistenten
2. Gehen Sie zum dritten Tab “Post-call Actions”
3. Überprüfen Sie, ob die Webhook-URL automatisch hinzugefügt wurde

4. Webhook-Einstellungen überprüfen:
   • Enabled: Webhook wird nach Anrufen ausgelöst
   • Completed calls only: Nur erfolgreiche Anrufe lösen Automatisierung aus
   • All calls: Ändern Sie auf “No”, wenn Sie alle Anrufe (einschließlich fehlgeschlagener) auslösen möchten

5. Post-Call-Variablen überprüfen:
   • status: Boolean (true/false), der anzeigt, ob das Anrufziel erreicht wurde
   • summary: Textzusammenfassung des Anrufgesprächs
   • Diese Variablen werden von der KI nach jedem Anruf extrahiert

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Schritt 4: Testanrufdaten generieren

Um unsere Automatisierung richtig zu konfigurieren, benötigen wir tatsächliche Anrufdaten zum Arbeiten. Wir führen einen Testanruf durch, um die Post-Call-Variablen zu generieren.

1. Setzen Sie echte Werte in den Anrufvariablen Ihres Assistenten:
   • Setzen Sie Ihren Namen und E-Mail für realistische Testdaten
   • Dies werden die Standardwerte beim Testen vom Assistenten sein

2. Führen Sie einen Testanruf durch, um Webhook-Daten zu generieren:
   • Klicken Sie auf “Speak to Assistant” → “Phone Call”
   • Antworten Sie, wenn Ihr Assistent Sie anruft
   • Antworten Sie positiv, um sicherzustellen, dass die status-Variable true wird
   • Erfüllen Sie das Anrufziel während des Gesprächs
   • Beenden Sie den Anruf natürlich

3. Anrufergebnisse und Variablenextraktion überprüfen:
   • Navigieren Sie zu Ihrer Anrufliste und finden Sie den letzten Anruf
   • Klicken Sie auf den Anruf, um Details anzuzeigen
   • Bestätigen Sie, dass die status-Variable true ist (Anrufziel erreicht)
   • Überprüfen Sie die extrahierte summary - diese enthält die KI-generierte Anrufzusammenfassung
   • Diese Variablen werden nach jedem Anruf basierend auf Folgendem extrahiert:
     • Anruftranskript
     • Variablenbeschreibungen
     • Variablentypen (Boolean für Status)
     • System-Prompt-Kontext

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Schritt 5: Automatisierung mit Anrufdaten konfigurieren

1. Kehren Sie zu Ihrem Automatisierungs-Tab zurück
2. Überprüfen Sie, ob Sie Anrufdaten erhalten haben vom Test-Trigger
   • Sie sollten die Webhook-Daten sehen, weil Sie auf “Test Trigger” geklickt und dann einen Anruf getätigt haben
   • Die Automatisierung erhielt die Anfrage nach Anrufende und Variablenextraktion
3. Alternative Methode - Webhook-Daten von bestehenden Anrufen erneut senden:

• Wenn Sie mit verschiedenen Anrufdaten testen müssen, können Sie jeden bestehenden Anruf wiederverwenden
• Klicken Sie erneut auf “Test Trigger” in Ihrer Automatisierung
• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf in Ihrer Plattform
• Klicken Sie auf “Resend Webhook”, um die Daten dieses Anrufs an Ihre Automatisierung zu senden
• Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück, um die aktualisierten Daten zu sehen

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Neue Post-Call-Variablen hinzufügen

1. Definieren Sie die neue Variable in Ihrem Assistenten:
   • Gehen Sie zu Assistenteneinstellungen → Tab “Post-call Actions”
   • Fügen Sie Ihre neue Post-Call-Variable hinzu (Name, Typ, Beschreibung)
   • Speichern Sie den Assistenten
2. Automatisierung mit neuen Variablendaten aktualisieren:
   • Kehren Sie zu Ihrer Automatisierung zurück
   • Klicken Sie auf “Test Trigger”, um sich auf neue Webhook-Daten vorzubereiten
3. Einen bestehenden Anruf neu bewerten:

• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf für diesen Assistenten
• Klicken Sie auf “Re-evaluate”, um die neue Variable aus diesem Anruf zu extrahieren
• Warten Sie auf Abschluss der Verarbeitung

4. Aktualisierte Daten an Automatisierung senden:
   • Klicken Sie auf “Resend Webhook” beim selben Anruf
   • Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück
   • Überprüfen Sie, dass die neue Variable jetzt in Ihren Automatisierungsdaten verfügbar ist

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Schritt 6: Bedingte Logik für qualifizierte Leads hinzufügen

Wir möchten Leads nur zu Google Sheets hinzufügen, wenn das Anrufziel erreicht wurde.

1. Klicken Sie auf das ”+“-Zeichen, um einen Schritt hinzuzufügen
2. Suchen Sie nach “Branch” in der Kontrollfluss-Kategorie
3. Wählen Sie Branch, um bedingte Logik zu erstellen

4. Konfigurieren Sie die Branch-Bedingung:
   • Wählen Sie status-Variable aus Anrufdaten
   • Wählen Sie “Boolean is true”
   • Dies erstellt zwei Pfade: True (qualifiziert) und False (nicht qualifiziert)

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Schritt 7: Google Sheets-Integration erstellen

Jetzt richten wir die Google Sheets-Aktion für qualifizierte Leads ein (True-Branch).

1. Auf dem True-Branch klicken Sie auf das ”+“-Zeichen
2. Suchen Sie nach “Google Sheets”
3. Wählen Sie “Insert Row”-Aktion

4. Erstellen Sie eine neue Google Sheets-Verbindung:
   • Autorisieren Sie mit Ihrem Google-Konto
   • Speichern Sie die Verbindung für zukünftige Verwendung

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Schritt 8: Ihre qualifizierte Leads-Tabelle einrichten

1. Erstellen Sie ein neues Google Sheet mit dem Namen “successful calls” zum Beispiel
2. Richten Sie Spaltenüberschriften ein:
   • Spalte A: phone_number
   • Spalte B: summary
   • Fügen Sie nach Bedarf weitere Spalten für zusätzliche Daten hinzu

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Schritt 9: Tabellenauswahl konfigurieren

1. Kehren Sie zu Ihrer Automatisierung zurück
2. Wählen Sie Ihre “successful calls”-Tabelle
3. Wählen Sie das richtige Sheet (normalerweise “Sheet1”)

4. Aktivieren Sie “First row contains headers”:
   • Dies teilt der Automatisierung Ihre Spaltenstruktur mit
   • Überschriften sollten automatisch geladen und angezeigt werden

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Schritt 10: Anrufdaten zu Tabellenspalten zuordnen

1. Ordnen Sie die Telefonnummer zu:
   • Klicken Sie auf das phone_number-Feld
   • Wählen Sie “Phone Call Ended”-Datenquelle
   • Finden und wählen Sie die Telefonnummer aus Anrufdaten
   • Klicken Sie auf “Insert”

2. Ordnen Sie die Anrufzusammenfassung zu:
   • Klicken Sie auf das summary-Feld
   • Navigieren Sie zu “Post Call Variables”
   • Wählen Sie die summary-Variable
   • Klicken Sie auf “Insert”
3. Ordnen Sie zusätzliche Felder zu:
   • E-Mail aus Anrufvariablen
   • Anrufdatum/-zeit aus Anruf-Metadaten
   • Alle benutzerdefinierten Variablen, die Sie definiert haben

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Schritt 11: Testen und überprüfen

1. Klicken Sie auf “Test Step”, um die Integration zu überprüfen
2. Prüfen Sie auf erfolgreiche Ausführung
3. Gehen Sie zu Ihrem Google Sheet, um zu bestätigen:
   • Neue Zeile wurde mit korrekten Daten hinzugefügt
   • Alle zugeordneten Felder wurden ordnungsgemäß ausgefüllt
   • Datenformatierung sieht korrekt aus

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Schritt 12: Veröffentlichen und überwachen

1. Klicken Sie auf “Publish”, um Ihre Automatisierung zu aktivieren
2. Ihr qualifiziertes Lead-Tracking ist jetzt live
3. Automatisierungsleistung überwachen:
   • Überprüfen Sie Automatisierungs-”Runs” auf Ausführungshistorie
   • Überprüfen Sie, ob qualifizierte Leads zu Ihrem Sheet hinzugefügt werden
   • Überwachen Sie fehlgeschlagene Ausführungen

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Fehlerbehebung

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Häufige Probleme

Leads erscheinen nicht in der Tabelle:

• Überprüfen Sie, ob Google Sheets-Verbindung autorisiert ist
• Prüfen Sie, ob Automatisierung veröffentlicht und aktiv ist
• Bestätigen Sie, dass Anrufe status = true auslösen
• Überprüfen Sie, ob Branch-Bedingung korrekt konfiguriert ist

Unvollständige Daten in der Tabelle:

• Überprüfen Sie alle Feldzuordnungen in der Automatisierung
• Überprüfen Sie, ob Post-Call-Variablen extrahiert werden
• Bestätigen Sie, dass Tabellenüberschriften mit Automatisierungsfeldern übereinstimmen
• Testen Sie mit verschiedenen Anrufszenarien

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Nächste Schritte

Sobald Ihre qualifizierte Lead-Automatisierung funktioniert:

• Lead-Scoring hinzufügen basierend auf Anrufqualität
• Follow-up-Automatisierungen erstellen für heiße Leads
• Integration mit E-Mail-Marketing-Plattformen
• Analyse-Dashboards einrichten für Conversion-Tracking
• Auf mehrere Kampagnen erweitern und Lead-Quellen

Ihre qualifizierten Leads werden jetzt automatisch erfasst und in Google Sheets organisiert, was eine leistungsstarke Grundlage für Ihre Verkaufs- und Follow-up-Prozesse schafft!