Post-Call-E-Mail-Automatisierung

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Was Sie lernen werden

• Post-Call-E-Mail-Automatisierung mit bedingten Triggern einrichten
• E-Mail-Vorlagen mit dynamischem Inhalt aus Anrufen konfigurieren
• Anrufdaten und Variablen zu E-Mail-Inhalt mappen
• Verschiedene E-Mail-Flows basierend auf Anruferfolg erstellen
• Best Practices für professionelle Follow-up-Kommunikation

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Voraussetzungen

• Konfigurierter KI-Assistent mit Post-Call-Variablen und E-Mail-Erfassung
• E-Mail-Service-Integration (Gmail)
• Verständnis von Post-Call-Webhook-Automatisierung
• Zugriff auf Anruftest-Funktionalität

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Schritt 1: Post-Call-E-Mail-Automatisierung erstellen

1. Navigieren Sie zur Automatisierungsplattform
2. Erstellen Sie einen neuen Flow von Grund auf
3. Suchen Sie nach Ihrer Anrufplattform in Triggern
4. Wählen Sie “Phone Call Ended”-Trigger
   • Dies erfasst Daten von allen abgeschlossenen Anrufen zu Ihrem ausgewählten Assistenten

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Schritt 2: Assistent und Webhook-Integration konfigurieren

1. Wählen Sie Ihren Ziel-Assistenten
   • Jeder Assistent unterstützt nur eine Post-Call-Automatisierung
   • Alle Anrufe zu diesem Assistenten lösen diesen E-Mail-Flow aus
2. Klicken Sie auf “Test Trigger”, um den Webhook einzurichten
   • Dadurch wird automatisch eine Webhook-URL generiert und gespeichert
   • Der Webhook wird in den Post-Call-Einstellungen Ihres Assistenten gespeichert

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Schritt 3: Assistentenkonfiguration überprüfen

1. Öffnen Sie Ihren Assistenten in einem neuen Tab
2. Navigieren Sie zu “Post-call Actions” (dritter Tab)
3. Bestätigen Sie, dass die Webhook-URL automatisch konfiguriert wurde

4. Überprüfen Sie die Trigger-Einstellungen:
   • Enabled: Automatisierung wird nach Anrufen ausgelöst
   • Completed calls only: Empfohlen für E-Mail-Follow-ups
   • All calls: Wählen Sie “No”, um fehlgeschlagene Anrufe einzuschließen

5. Überprüfen Sie Post-Call-Variablen:
   • status: Boolean, der Anruferfolg anzeigt
   • email: Kunden-E-Mail (stellen Sie sicher, dass diese während Anrufen erfasst wird)

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Schritt 4: E-Mail-Erfassung sicherstellen

1. Überprüfen Sie die Anrufvariablen Ihres Assistenten:
   • Stellen Sie sicher, dass die email-Variable definiert ist
   • Setzen Sie Standard-Test-E-Mail für Testzwecke. Verwenden Sie Ihre echte E-Mail-Adresse zum Testen.
   • Erwägen Sie, E-Mail-Erfassung zum Teil Ihres Anrufskripts zu machen

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Schritt 5: Testanruf mit E-Mail-Daten generieren

1. Führen Sie einen Testanruf durch, um Webhook-Daten zu generieren:
   • Klicken Sie auf “Speak to Assistant” → “Phone Call”
   • Antworten Sie, wenn Ihr Assistent Sie anruft
   • Antworten Sie positiv, um sicherzustellen, dass die status-Variable true wird
   • Erfüllen Sie das Anrufziel während des Gesprächs
   • Beenden Sie den Anruf natürlich

2. Anrufergebnisse und Variablenextraktion überprüfen:
   • Navigieren Sie zu Ihrer Anrufliste und finden Sie den letzten Anruf
   • Klicken Sie auf den Anruf, um Details anzuzeigen
   • Bestätigen Sie, dass die status-Variable true ist (Anrufziel erreicht)
   • Diese Variablen werden nach jedem Anruf basierend auf Folgendem extrahiert:
     • Anruftranskript
     • Variablenbeschreibungen
     • Variablentypen (Boolean für Status)
     • System-Prompt-Kontext

1. Kehren Sie zu Ihrem Automatisierungs-Tab zurück
2. Überprüfen Sie, ob Sie Anrufdaten erhalten haben vom Test-Trigger
   • Sie sollten die Webhook-Daten sehen, weil Sie auf “Test Trigger” geklickt und dann einen Anruf getätigt haben
   • Die Automatisierung erhielt die Anfrage nach Anrufende und Variablenextraktion
3. Alternative Methode - Webhook-Daten von bestehenden Anrufen erneut senden:

• Wenn Sie mit verschiedenen Anrufdaten testen müssen, können Sie jeden bestehenden Anruf wiederverwenden
• Klicken Sie erneut auf “Test Trigger” in Ihrer Automatisierung
• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf in Ihrer Plattform
• Klicken Sie auf “Resend Webhook”, um die Daten dieses Anrufs an Ihre Automatisierung zu senden
• Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück, um die aktualisierten Daten zu sehen

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Neue Post-Call-Variablen hinzufügen

1. Definieren Sie die neue Variable in Ihrem Assistenten:
   • Gehen Sie zu Assistenteneinstellungen → Tab “Post-call Actions”
   • Fügen Sie Ihre neue Post-Call-Variable hinzu (Name, Typ, Beschreibung)
   • Speichern Sie den Assistenten
2. Automatisierung mit neuen Variablendaten aktualisieren:
   • Kehren Sie zu Ihrer Automatisierung zurück
   • Klicken Sie auf “Test Trigger”, um sich auf neue Webhook-Daten vorzubereiten
3. Einen bestehenden Anruf neu bewerten:

• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf für diesen Assistenten
• Klicken Sie auf “Re-evaluate”, um die neue Variable aus diesem Anruf zu extrahieren
• Warten Sie auf Abschluss der Verarbeitung

4. Aktualisierte Daten an Automatisierung senden:
   • Klicken Sie auf “Resend Webhook” beim selben Anruf
   • Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück
   • Überprüfen Sie, dass die neue Variable jetzt in Ihren Automatisierungsdaten verfügbar ist

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Schritt 6: Bedingte E-Mail-Logik konfigurieren

1. Klicken Sie auf das ”+“-Zeichen, um einen Schritt hinzuzufügen
2. Suchen Sie nach “Branch” in der Kontrollfluss-Kategorie
3. Wählen Sie Branch, um bedingte Logik zu erstellen

4. Konfigurieren Sie die Branch-Bedingung:
   • Wählen Sie status-Variable aus Anrufdaten
   • Wählen Sie “Boolean is true”
   • Dies erstellt zwei Pfade: True (qualifiziert) und False (nicht qualifiziert)

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Schritt 7: E-Mail-Service-Integration einrichten

1. Auf dem True-Branch, klicken Sie auf ”+”
2. Suchen Sie nach Ihrem E-Mail-Service (Gmail, Outlook, SMTP usw.)
3. Wählen Sie “Send Email”-Aktion

4. E-Mail-Service-Verbindung erstellen:
   • Autorisieren Sie mit Ihrem E-Mail-Anbieter
   • Konfigurieren Sie SMTP-Einstellungen, falls Sie benutzerdefinierte E-Mail verwenden
   • Speichern Sie die Verbindung für zukünftige Verwendung

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Schritt 8: E-Mail-Inhalt und Empfänger konfigurieren

1. Empfänger konfigurieren:
   • Klicken Sie auf das “To”-E-Mail-Feld
   • Wählen Sie Kunden-E-Mail aus Anrufvariablen
   • Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse ordnungsgemäß gemappt ist
2. E-Mail-Betreff festlegen:
   • Verwenden Sie dynamischen Inhalt: “Vielen Dank für Ihre Zeit, {customer_name}!”
   • Fügen Sie Firmenname oder Anrufreferenz hinzu
   • Halten Sie den Betreff professionell und relevant

1. E-Mail-Text mit dynamischem Inhalt verfassen:
   • Klicken Sie auf das “Body”-Feld, um Ihre E-Mail zu schreiben
   • Geben Sie Ihren E-Mail-Inhalt ein mit Platzhaltern für Variablen
   • Beispiel-E-Mail-Vorlage:

Hallo {customer_name},

Vielen Dank, dass Sie sich heute Zeit genommen haben, mit uns zu sprechen. Hier ist ein Transkript unseres Gesprächs:

{formatted_transcript}

Nächste Schritte:
- Wir werden uns wie besprochen bei Ihnen melden
- Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden
- [Fügen Sie spezifische nächste Schritte basierend auf Ihrem Unternehmen hinzu]

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name/Unternehmen]
[Kontaktinformationen]

2. Dynamische Variablen zu Ihrer E-Mail hinzufügen:
   • Um {customer_name} zu ersetzen:
     • Klicken Sie, wo Sie die Variable wollen in Ihrem E-Mail-Text
     • Ein Popup wird erscheinen mit verfügbaren Variablen
     • Suchen und wählen Sie “customer_name” aus Anrufvariablen
     • Klicken Sie auf “Insert”, um die Variable hinzuzufügen
   • Um {formatted_transcript} zu ersetzen:
     • Klicken Sie, wo Sie das Transkript wollen in Ihrem E-Mail-Text
     • Navigieren Sie zu “Post Call Variables” im Popup
     • Wählen Sie die “formatted_transcript”-Variable
     • Klicken Sie auf “Insert”, um die Variable hinzuzufügen

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Schritt 10: Erweiterte E-Mail-Vorlagen

1. Wählen Sie “HTML” als Body-Typ in Ihrer E-Mail-Aktion
2. Fügen Sie im Body-Feld HTML-Code hinzu für verbesserte Formatierung
3. Verwenden Sie dynamische Variablen auf die gleiche Weise wie in Plain-Text-E-Mails

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Schritt 11: E-Mail-Automatisierung testen

1. Klicken Sie auf “Test Step”, um Test-E-Mail zu senden
2. Überprüfen Sie erfolgreiche Zustellung in Testergebnissen
3. Prüfen Sie Ihren E-Mail-Posteingang:
   • Überprüfen Sie, ob E-Mail empfangen wurde
   • Prüfen Sie, ob dynamischer Inhalt korrekt ausgefüllt wurde
   • Überprüfen Sie Formatierung und Professionalität

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Schritt 12: Veröffentlichen und überwachen

1. Klicken Sie auf “Publish”, um Ihre E-Mail-Automatisierung zu aktivieren
2. Überwachen Sie Automatisierungs-Runs auf erfolgreiche E-Mail-Zustellung

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Best Practices

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E-Mail-Inhalt

• Professioneller Ton, angemessen für Ihre Branche
• Klare Betreffzeilen, die den Zweck anzeigen
• Personalisierter Inhalt, der Anrufdaten effektiv nutzt
• Klarer Call-to-Action für nächste Schritte

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Fehlerbehebung

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Häufige Probleme

• Überprüfen Sie E-Mail-Service-Verbindung und Autorisierung
• Prüfen Sie, ob Kunden-E-Mail-Adressen gültig sind
• Bestätigen Sie, dass E-Mail-Aktion auf korrektem Conditional-Branch ist
• Überprüfen Sie, ob Automatisierung veröffentlicht und aktiv ist

• Überprüfen Sie Variablen-Mapping in E-Mail-Vorlage
• Prüfen Sie, ob Post-Call-Variablen korrekt extrahiert werden
• Stellen Sie sicher, dass Anrufvariablen E-Mail-Daten enthalten
• Testen Sie mit verschiedenen Anrufszenarien