Post-Call-SMS-Automatisierung

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie eine Automatisierung einrichten, die automatisch SMS-Nachrichten an Kunden nach KI-Telefonanrufen sendet, mit bedingter Logik basierend auf Anrufergebnissen.

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Was Sie lernen werden

• Post-Call-Webhook-Automatisierungs-Trigger einrichten
• Bedingte Logik basierend auf Anruferfolg konfigurieren
• Anrufdaten zu SMS-Inhalt mappen
• Post-Call-Automatisierungen mit Live-Anrufen testen
• Best Practices für SMS-Follow-up-Messaging

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Voraussetzungen

• Konfigurierter KI-Assistent mit Post-Call-Variablen
• SMS-fähige Telefonnummer in Ihrer Plattform
• Grundlegendes Verständnis von Automatisierungs-Flows
• Zugriff auf Anruftest-Funktionalität

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Schritt 1: Post-Call-Automatisierungs-Flow erstellen

Wir beginnen mit der Erstellung einer Automatisierung, die ausgelöst wird, wenn ein Telefonanruf endet.

1. Navigieren Sie zur Automatisierungsplattform
2. Erstellen Sie einen neuen Flow von Grund auf
3. Suchen Sie nach Ihrer Anrufplattform im Trigger-Bereich
4. Wählen Sie “Phone Call Ended”-Trigger
   • Dieser Trigger wird aktiviert, wenn ein Anruf zu Ihrem ausgewählten Assistenten abgeschlossen ist

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Schritt 2: Assistent und Webhook konfigurieren

1. Wählen Sie den Assistenten, den Sie automatisieren möchten
   • Jeder Assistent kann nur eine “Telefonanruf beendet”-Automatisierung haben
   • Alle Anrufe zu diesem Assistenten durchlaufen diese Automatisierung
2. Klicken Sie auf “Test Trigger”, um den Webhook zu generieren
   • Dadurch wird im Hintergrund eine Webhook-URL erstellt
   • Der Webhook wird automatisch in Ihren Assistenteneinstellungen gespeichert

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Schritt 3: Webhook-Konfiguration überprüfen

1. Öffnen Sie einen neuen Tab und navigieren Sie zu Ihrem Assistenten
2. Gehen Sie zum dritten Tab “Post-call Actions”
3. Überprüfen Sie, ob die Webhook-URL automatisch hinzugefügt wurde

4. Webhook-Einstellungen überprüfen:
   • Enabled: Webhook wird nach Anrufen ausgelöst
   • Completed calls only: Nur erfolgreiche Anrufe lösen Automatisierung aus
   • All calls: Ändern Sie auf “No”, wenn Sie alle Anrufe (einschließlich fehlgeschlagener) auslösen möchten

5. Post-Call-Variablen überprüfen:
   • status: Boolean (true/false), der anzeigt, ob das Anrufziel erreicht wurde
   • summary: Textzusammenfassung des Anrufgesprächs
   • Diese Variablen werden von der KI nach jedem Anruf extrahiert

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Schritt 4: Testanrufdaten generieren

Um unsere Automatisierung richtig zu konfigurieren, benötigen wir tatsächliche Anrufdaten zum Arbeiten. Wir führen einen Testanruf durch, um die Post-Call-Variablen zu generieren.

1. Setzen Sie echte Werte in den Anrufvariablen Ihres Assistenten:
   • Setzen Sie Ihren Namen und E-Mail für realistische Testdaten
   • Dies werden die Standardwerte beim Testen vom Assistenten sein

2. Führen Sie einen Testanruf durch, um Webhook-Daten zu generieren:
   • Klicken Sie auf “Speak to Assistant” → “Phone Call”
   • Antworten Sie, wenn Ihr Assistent Sie anruft
   • Antworten Sie positiv, um sicherzustellen, dass die status-Variable true wird
   • Erfüllen Sie das Anrufziel während des Gesprächs
   • Beenden Sie den Anruf natürlich

3. Anrufergebnisse und Variablenextraktion überprüfen:
   • Navigieren Sie zu Ihrer Anrufliste und finden Sie den letzten Anruf
   • Klicken Sie auf den Anruf, um Details anzuzeigen
   • Bestätigen Sie, dass die status-Variable true ist (Anrufziel erreicht)
   • Überprüfen Sie die extrahierte summary - diese enthält die KI-generierte Anrufzusammenfassung
   • Diese Variablen werden nach jedem Anruf basierend auf Folgendem extrahiert:
     • Anruftranskript
     • Variablenbeschreibungen
     • Variablentypen (Boolean für Status)
     • System-Prompt-Kontext

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Schritt 5: Automatisierung mit Anrufdaten konfigurieren

1. Kehren Sie zu Ihrem Automatisierungs-Tab zurück
2. Überprüfen Sie, ob Sie Anrufdaten erhalten haben vom Test-Trigger
   • Sie sollten die Webhook-Daten sehen, weil Sie auf “Test Trigger” geklickt und dann einen Anruf getätigt haben
   • Die Automatisierung erhielt die Anfrage nach Anrufende und Variablenextraktion
3. Alternative Methode - Webhook-Daten von bestehenden Anrufen erneut senden:

• Wenn Sie mit verschiedenen Anrufdaten testen müssen, können Sie jeden bestehenden Anruf wiederverwenden
• Klicken Sie erneut auf “Test Trigger” in Ihrer Automatisierung
• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf in Ihrer Plattform
• Klicken Sie auf “Resend Webhook”, um die Daten dieses Anrufs an Ihre Automatisierung zu senden
• Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück, um die aktualisierten Daten zu sehen

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Neue Post-Call-Variablen hinzufügen

1. Definieren Sie die neue Variable in Ihrem Assistenten:
   • Gehen Sie zu Assistenteneinstellungen → Tab “Post-call Actions”
   • Fügen Sie Ihre neue Post-Call-Variable hinzu (Name, Typ, Beschreibung)
   • Speichern Sie den Assistenten
2. Automatisierung mit neuen Variablendaten aktualisieren:
   • Kehren Sie zu Ihrer Automatisierung zurück
   • Klicken Sie auf “Test Trigger”, um sich auf neue Webhook-Daten vorzubereiten
3. Einen bestehenden Anruf neu bewerten:

• Gehen Sie zu einem beliebigen abgeschlossenen Anruf für diesen Assistenten
• Klicken Sie auf “Re-evaluate”, um die neue Variable aus diesem Anruf zu extrahieren
• Warten Sie auf Abschluss der Verarbeitung

4. Aktualisierte Daten an Automatisierung senden:
   • Klicken Sie auf “Resend Webhook” beim selben Anruf
   • Kehren Sie zum Automatisierungs-Tab zurück
   • Überprüfen Sie, dass die neue Variable jetzt in Ihren Automatisierungsdaten verfügbar ist

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Schritt 6: Bedingte Logik für zielbasierte SMS hinzufügen

Wir möchten SMS nur senden, wenn das Anrufziel erreicht wurde, also benötigen wir einen Entscheidungs-Branch in unserer Automatisierung.

1. Klicken Sie auf das ”+“-Zeichen, um einen neuen Schritt hinzuzufügen
2. Suchen Sie nach “Branch” in den Kontrollfluss-Optionen
3. Wählen Sie die Branch-Komponente

4. Konfigurieren Sie die Branch-Bedingung:
   • Eine Sidebar wird erscheinen zum Einrichten der Bedingung
   • Suchen Sie nach der status-Variable aus Ihren Anrufdaten
   • Wählen Sie die status-Variable
   • Wählen Sie “Boolean is true” als Bedingungstyp
   • Dies erstellt zwei Pfade: True (links) und False (rechts)

Die Logik verstehen:

• True-Pfad (links): Aktionen für erfolgreiche Anrufe (Ziel erreicht)
• False-Pfad (rechts): Aktionen für nicht erfolgreiche Anrufe (Ziel nicht erreicht)

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Schritt 7: SMS-Aktion für erfolgreiche Anrufe konfigurieren

Jetzt fügen wir die SMS-Aktion hinzu, die ausgelöst wird, wenn das Anrufziel erreicht wurde.

1. Auf dem “True”-Branch (erfolgreiche Anrufe), klicken Sie auf das ”+“-Zeichen
2. Suchen Sie nach Ihrer Anrufplattform
3. Wählen Sie “Send SMS to Customer”

4. Wählen Sie eine SMS-fähige Telefonnummer aus Ihrer Plattform:
   • Wählen Sie eine bestehende Nummer, die Sie in Ihrer Plattform haben
   • Diese Nummer wird der Absender Ihrer SMS-Nachrichten sein
   • Stellen Sie sicher, dass die Nummer SMS-Fähigkeiten aktiviert hat

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Schritt 8: SMS-Inhalt und Empfänger mappen

Jetzt konfigurieren wir, wer die SMS erhält und welche Nachricht sie bekommen.

1. SMS-Empfänger konfigurieren:
   • Klicken Sie auf das “Customer Phone”-Eingabefeld
   • Eine Sidebar wird geöffnet, die verfügbare Daten aus dem Anruf zeigt
   • Suchen Sie nach der Variable, die die Telefonnummer enthält
   • Wählen Sie die Telefonnummer aus Ihren Anrufdaten
   • Klicken Sie auf “Insert”, um das Feld zu mappen

2. SMS-Nachrichteninhalt konfigurieren:
   • Wechseln Sie zum Textnachrichtenfeld
   • Verwenden Sie die summary-Variable für personalisierten Inhalt
   • Die summary ist die Post-Call-Variable, die die KI-generierte Anrufzusammenfassung enthält
   • Sie können benutzerdefinierten Text schreiben + dynamische Zusammenfassung
   • Beispiel: “Vielen Dank für Ihre Zeit! Hier ist eine Zusammenfassung unseres Anrufs: ”

3. SMS-Aktion testen:
   • Klicken Sie auf “Test Step”, um eine Test-SMS mit Ihren Anrufdaten zu senden
   • Überprüfen Sie erfolgreiche Zustellung in den Testergebnissen
   • Prüfen Sie Ihr Telefon auf die tatsächliche SMS-Nachricht
   • Bestätigen Sie den Nachrichteninhalt einschließlich der Anrufzusammenfassung

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Schritt 9: US-Telefonnummern - Twilio-Integration

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Twilio für US-SMS einrichten

Wenn Sie SMS an US-Nummern senden müssen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Kaufen Sie eine Telefonnummer von Twilio mit SMS-Fähigkeiten
2. Schließen Sie den A2P-Verifizierungsprozess ab in Ihrem Twilio-Konto
3. Ersetzen Sie die SMS-Aktion in Ihrer Automatisierung:

• Suchen Sie nach “Twilio” in der Aktionssuche
• Wählen Sie “Send SMS” aus Twilio-Optionen

• Erstellen Sie eine neue Verbindung, wenn aufgefordert
• Vervollständigen Sie Account SID und Auth Token aus Ihrem Twilio-Dashboard
• Speichern Sie die Verbindung

4. Twilio-SMS konfigurieren:
   • Wählen Sie Ihre Twilio-Telefonnummer
   • Mappen Sie Kunden-Telefonnummer (gleicher Prozess wie oben)
   • Konfigurieren Sie Nachrichtentext (gleicher Prozess wie mit unserer Plattform)
   • Testen Sie den Schritt, um Zustellung zu überprüfen

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Schritt 10: Automatisierung veröffentlichen und aktivieren

1. Klicken Sie auf “Publish”, um Ihre Automatisierung zu aktivieren
2. Ihre Post-Call-SMS-Automatisierung ist jetzt live und bereit

Was jetzt passiert:

• Nach jedem Anruf mit dem ausgewählten Assistenten
• Wenn das Ziel erreicht wurde (status = true)
• Erhält der Kunde automatisch eine SMS mit der Anrufzusammenfassung

3. Automatisierungsleistung überwachen:
   • Klicken Sie auf “Runs”, um Ausführungshistorie zu sehen
   • Überprüfen Sie SMS-Zustellung für erfolgreiche Anrufe
   • Überwachen Sie fehlgeschlagene Ausführungen
   • Verfolgen Sie, welche Anrufe SMS ausgelöst haben vs. welche nicht

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SMS-Zustellungsverfolgung

Überwachen Sie die Effektivität Ihrer SMS-Automatisierung:

• Zustellungsraten: Verfolgen Sie erfolgreiche SMS-Zustellung
• Antwortraten: Überwachen Sie Kundenengagement
• Opt-out-Handhabung: Respektieren Sie Kundenpräferenzen

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Best Practices

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Nachrichteninhalt

• Halten Sie Nachrichten prägnant und wertvoll
• Personalisieren Sie mit Anrufdaten, wenn relevant
• Fügen Sie klare nächste Schritte oder Kontaktinformationen hinzu

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Zeitliche Überlegungen

• Senden Sie sofort nach erfolgreichen Anrufen für bestes Engagement
• Berücksichtigen Sie Zeitzonen für Ihren Kundenstamm
• Vermeiden Sie nächtliche Nachrichten, es sei denn, es ist für Ihr Geschäft angemessen

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Fehlerbehebung

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Häufige Probleme

SMS wird nicht gesendet:

• Überprüfen Sie, ob Telefonnummer SMS-Fähigkeiten hat
• Prüfen Sie Kunden-Telefonnummernformat (+1234567890)
• Bestätigen Sie, dass SMS-Aktion auf korrektem Branch ist

Automatisierung wird nicht ausgelöst:

• Stellen Sie sicher, dass Webhook in Assistenteneinstellungen aktiviert ist
• Überprüfen Sie, ob Automatisierung veröffentlicht und aktiv ist
• Prüfen Sie, dass Anrufe erfolgreich abgeschlossen werden

Falscher Nachrichteninhalt:

• Überprüfen Sie Variablen-Mapping in SMS-Inhalt
• Prüfen Sie, ob Post-Call-Variablen extrahiert werden
• Testen Sie mit verschiedenen Anrufszenarien

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Nächste Schritte

Sobald Ihre grundlegende SMS-Automatisierung funktioniert:

• E-Mail-Automatisierung hinzufügen für zusätzliches Follow-up
• Verschiedene Nachrichten erstellen für unterschiedliche Anrufergebnisse
• Mit CRM-Systemen integrieren, um Kommunikation zu protokollieren
• Erweiterte Analysen einrichten, um Engagement zu verfolgen
• A/B-Tests verschiedener Nachrichtenvorlagen für optimale Ergebnisse

Ihre Kunden erhalten jetzt personalisierte SMS-Nachrichten nach erfolgreichen Anrufen, was Engagement und Follow-up-Konsistenz verbessert!